Dossier
Een dossier dat iemand anders kan overnemen
Een map vol bestanden is nog geen bruikbaar dossier. Maak de volgende stap voor een nieuw bestuurslid direct zichtbaar.
Begin bij de inhoudsopgave
Maak een overzicht met gebouwgegevens, contactrollen, contracten, vergaderstukken en lopende werkzaamheden. Zet bij elk onderdeel waar de actuele versie staat. Bewaar oudere versies apart, met hun datum.
Geef ieder lopend onderwerp een eigenaar
Noteer per zaak de verantwoordelijke, de laatste concrete actie en de eerstvolgende afspraak. ‘In behandeling’ is onvoldoende om het werk over te nemen. Schrijf bijvoorbeeld: offerte ontvangen, beoordeling door bestuur gepland.
Controleer de overdracht samen
Loop een aantal echte dossiers door met de opvolger. Kan die het laatste besluit, de opdracht en de bijbehorende correspondentie vinden? Maak ontbrekende stukken zichtbaar in een afzonderlijke actielijst.
OikoRa redactie · 11 september 2026 · Praktische werkwijze